Los eventos virtuales suponen la reproducción de eventos físicos llevados a cabo con personas que si bien no se encuentran físicamente en un mismo lugar, tienen la oportunidad de compartir el entorno que tienen en común.
Del mismo modo que en un evento presencial, los que se celebran de forma online exigen cierta dedicación y preparación para lograr salir adelante. No obstante, existen algunos aspectos a modificar al trasladar un evento desde el plano físico hacia el digital.
Y es que aunque la planificación puede resultar similar en ambos casos, el paso al ambiente digital exige una capa adicional no solo de comunicación y organización, sino también de creatividad.
¿En qué consisten las conferencias virtuales?
La conferencia virtual consiste en una clase de evento en línea, el cual se caracteriza por emular a las conferencias presenciales tanto con relación a su complejidad, como a su escala.
Se trata de un evento virtual lleno de contenido, donde los asistentes tienen acceso a los elementos tradicionales de una conferencia, por ejemplo, paneles, oradores, exposiciones comerciales, posibilidades de establecer contactos, experiencias patrocinadas, etc.
Sin embargo, al desarrollarse en un ambiente completamente online, los asistentes tienen la oportunidad de estar en sus hogares y participar del evento a través de sus ordenadores.
Además, al contrario de otros eventos asociativos online, por ejemplo los seminarios web, etc., las conferencias virtuales logran distinguirse debido a que poseen un carácter más intensivo.
En este sentido, las conferencias virtuales, que suponen una experiencia multimedia con una duración de varios días, suelen implicar numerosas partes móviles y también una gran coordinación de muchos aspectos clave.
Planifica y organiza conferencias virtuales durante eventos corporativos
Entre los principales pasos que conforman el proceso de planificación para un evento, existen algunos que se distinguen por tener lugar incluso antes del inicio de todo este proceso.
Y es que un evento verdaderamente exitoso empieza con una idea, es decir, con una visión y también con un plan de acción que sea inteligente, y en el caso de los eventos online, no resulta ser distinto, aunque necesitan una organización y planificación específica.
Además, dentro de las mayores ventajas que existen al organizar un evento virtual, destaca el hecho de no tener que preocuparte por las limitaciones que puede presentar un espacio físico, aunque tendrás que fijar con precisión dónde y cuándo se llevará a cabo.
Asimismo, debes considerar cuándo tiene que empezar el evento y tomar en cuenta las zonas horarias de todos los asistentes, además de su duración. Pero eso no es todo, para planificar correctamente una conferencia virtual corporativa, debes prestar atención a lo siguiente:
Escoge la plataforma apropiada
Entre los primeros pasos que debes realizar cuando organizas un evento, independientemente si es virtual, consiste en seleccionar un lugar que realmente logre adaptarse a tus necesidades.
Pero en este caso, tendrás que asegurarte de escoger una plataforma adecuada en la cual poder llevar a cabo tu evento corporativo.
Diseña los escenarios
Después de seleccionar un entorno virtual, será necesario elegir los escenarios. En este punto, es aconsejable que consideres la clase de actividad a realizar, al igual que la cantidad de público que participará en tu evento.
Además, debes asegurarte de personalizarlos. Dentro de tu espacio online tendrás la oportunidad de desarrollar pantallas de presentación, carteles colgantes, photocalls, rótulos para paredes, roll-ups, etc. Intenta dejar tu marca dentro de cada escenario.
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Aprovecha tu stand al máximo
Los stands dentro de las conferencias virtuales ofrecen la posibilidad de crear distintos diseños y también poder lograr un elevado nivel de personalización.
Además de los diseños y colores, es conveniente que aproveches también la posibilidad de agregar aquellos elementos que pudieras llegar a requerir. Ten en cuenta que cada imagen podría proporcionar información en formato de texto, audio, imagen, URL, etc.
Así no solo podrás incrementar el nivel de conocimiento de tu marca, sino también dirigir un tráfico de calidad hacia tu web, recopilar información mediante encuestas online y mucho más.
Desarrolla el contenido a usar
Dentro de los eventos virtuales, si bien podrías dejar a un lado el desarrollo físico de los carteles, roll-ups, etc., lo cierto es que debes prestar la misma atención a su diseño.
Por eso, conviene que te asegures de elaborar y tener listos los carteles, presentaciones, banderas, vinilos, roll-ups, entre otros, de forma anticipada, a fin de probar tranquilamente cómo quedan dentro de un ambiente 3D y realizar los cambios precisos.
Prepara a todos los asistentes
Las plataformas donde tienen lugar los eventos corporativos virtuales, suelen caracterizarse por ser intuitivas, sin embargo, es igualmente aconsejable que organices sesiones de formación especialmente destinadas a los participantes.
De modo que puedan aprovechar por completo las diversas ventajas que pueda ofrecer la plataforma seleccionada, al mismo tiempo que se reduce el riesgo de que surjan posibles problemas técnicos durante la conferencia.
Fomenta la interactividad
Durante la conferencia, los participantes contarán con la posibilidad de interactuar no solo entre ellos, sino también con los ponentes, algo que puedes hacer de diversas maneras, por ejemplo, audio, chat, realizando preguntas por voz, mediante asistentes virtuales, etc.
Por eso, es importante que te cerciores de tomarte un tiempo para informarte acerca de las distintas posibilidades disponibles, para después poder diseñar y organizar tanto las actividades como las ponencias, tomándolas en cuenta, fomentando así la interactividad.
Al crear un evento corporativo online, debes saber cómo planificar una conferencia virtual de forma apropiada, y estos consejos pueden ayudarte a lograrlo.
